BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan rokok di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan rokok maka persaingan yang ada semakin ketat. Dan persaingan selalu muncul dalam dunia usaha. Dimana setiap perusahaan memiliki kompetensi yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Perusahaan yang memiliki kompetensi yang paling baik akan mampu bertahan dalam dunia persaingan. Hal yang paling mendasar adalah perusahaan harus mengetahui kompetensi yang dimiliknya. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan,2004:2).
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda pada saat pertama kali didirikan. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik dari para pendiri perusahaan maupun kondisi lingkungan yang dihadapi pada saat itu. Faktor yang datang dari para pendiri perusahaan antara lain cara pandang, latar belakang pendidikan, budaya, agama. Sedangkan faktor yang berasal dari lingkungan antara lain teknologi, politik, kondisi perekonomian. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa setiap perusahaan memiliki beberapa kesamaan tujuan yaitu mengalami pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan.
Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan perusahaan maka informasi akan dibutuhkan sebagai sarana komunikasi yang utama untuk keperluan pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan. Hal ini juga diperlukan perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur selalu berkecimpung dengan usaha jual menjual, begitu pula perusahaan rokok, yang merupakan salah satu bentuk perusahaan manufaktur. Berbagai strategi dirumuskan dan diterapkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan mereka. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan valid maka perusahaan perlu merumuskan suatu sistem informasi, terutama sistem informasi penjualan dan penerimaan kas perusahaan rokok.
Setiap perusahaan memiliki spesifikasi penjualan. Secara garis besar ada tiga macam spesifikasi penjualan yang umum digunakan perusahaan, yaitu berdasarkan jenis produk, petugas penjual, dan wilayah penjualan. Untuk perusahaan rokok “djarum” memiliki spesifikasi penjualan menurut wilayah penjualan atau lebih sering disebut dengan kanvasser. Alasan perusahaan rokok “djarum” menerapkan kanvasser karena dianggap strategi paling menguntungkan untuk mereka. Penjualan rokok perusahaan rokok “djarum” tersebar ke beberapa wilayah, dengan kanvasser akan memudahkan pihak manajemen perusahaan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. Selain itu dengan kanvasser perusahaan dapat menganalisa pasar penjualannya, pelanggan, penyalur, kebutuhan, selera regional, persediaan, dan kebutuhan lingkungan.
Riasetiawan (2004:2) menyimpulkan kriteria-kriteria informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan sebagai berikut :
1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan
2. Akurat, ketepatan, dan dapat diandalkannya suatu informasi
3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan
4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan
5. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima
6. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka
7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.
Sistem informasi penjualan dan penerimaan kas memiliki arti penting bagi perusahaan. Pengelolahan informasi membutuhkan kecepatan dan ketelitian proses, maka perusahaan akan memerlukan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan bidang usahanya.
Dalam sistem informasi penjualan dan penerimaan kas mengulas tentang prosedur penjualan dan penerimaan kas, bagian-bagian yang terkait yang terangkai dalam suatu prosedur, formulir-formulir yang digunakan perusahaan, dan penerapan pengendalian internal perusahaan.
Prosedur penjualan dan penerimaan kas merupakan kunci penting dalam pelaksanaan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas dalam suatu perusahaan. Baik itu prosedur untuk order penjualan, prosedur pencatatan piutang, prosedur pendistribusian penjualan, dan sebagainya. Pelaksanaan prosedur yang tidak atau kurang sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan akan menjadi masalah bagi perusahaan, yang nantinya akan mempengaruhi keefektifan dan keefisienan kinerja perusahaan. Tidak adanya prosedur yang seharusnya diterapkan perusahaan merupakan salah satu masalah yang mungkin muncul dalam perusahaan. Ada bagian prosedur yang hilang atau tidak dicantumkan oleh perusahaan rokok “djarum” ini.
Bagian-bagian terkait yang terangkai dalam suatu prosedur juga merupakan hal penting yang perlu diperhatikan perusahaan. Untuk sistem informasi penjualan dan penerimaan kas ini bagian-bagian yang terkait adalah bagian penjualan, bagian kredit (untuk penjualan kredit), bagian penagihan, bagian akuntansi, dan bagian-bagian terkait lainnya. Dalam pelaksanaannya setiap bagian ini memiliki tugas dan tanggungjawab yang berbeda-beda namun masih saling terkait dengan bagian yang lainnya. Pemisahan bagian-bagian yang terkait secara jelas wajib dijalankan perusahaan, hal ini untuk menghindari terjadinya penggandaan pelaksanaan tanggungjawab. Dalam perusahaan rokok “djarum” ini ada beberapa bagian yang dijadikan satu, sehingga terjadi penggandaan pelaksanaan tanggungjawab dalam satu bagian.
Begitu juga halnya dengan penggunaan formulir-formulir perusahaan dan penerpan pengendalian internal perusahaan. Formulir-formulir yang digunakan harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian (fungsi-fungsi) yang ada dalam sistem informasi penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Perusahaan rokok “djarum” ini menggunakan formulir yang berbeda-beda untuk satu fungsi yang sama. Pengendalian internal yang baik juga harus diperhatikan oleh perusahaan. Seperti perusahaan rokok “djarum” ini, mereka kurang mampu menerapkan pengendalian internal dengan baik.
Keempat hal diatas merupakan hal-hal penting yang harus diperhatikan dan diterapkan oleh perusahaan. Dengan penerapan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas tersebut diharapkan dapat memberikan informasi yang berbobot, akurat, dan valid karena akan dijadikan dasar pengambilan keputusan, baik oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Dari uraian di atas maka penulis ingin mengetahui lebih jauh mengenai penerapan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan rokok.
Penerapan Sistem Teknologi Informasi pada Organisasi / Perusahaan perbankan
Penerapan sistem informasi pada organisasi memerlukan suatu perencanaan yang matang. Bila dilakukan secara tergesa-gesa tanpa melakukan perencanaan terlebih dahulu dikhawatirkan akan memakan biaya yang mahal, kemungkinan ada biaya baru baik untuk riset kelayakan dan lain-lain akan menambah biaya selanjutnya. Dalam penerapan sistem informasi maka masalah finansial merupakan faktor yang sangat penting.
Tersedianya finansial merupakan salah satu strategi untuk menunjang berjalannya suatu sistem pada organisasi. Contoh dalam hal ini adalah penerapan sistem ATM pada bank-bank di Indonesia. Para nasabah pengguna ATM tersebut akan merasa kecewa bila datang ke sistem teknologi ATM tersebut ternyata uang tidak bisa keluar atau macet, ini tentunya akan menyebabkan nasabah memilih jaringan sistem pada suatu bank yang lebih lancar dan memuaskan nasabah. Uraian di atas menunjukkan bahwa suatu sistem teknologi informasi haruslah melalui perencanaan yang matang.
Di samping faktor finansial, kualiats sumber daya manusia yang menguasai sistem teknologi informasi juga sangat diperlukan. Kalaupun perencanaan untuk mengembangkan sistem teknologi sudah dipersiapkan namun tanpa didukung oleh adanya sumber daya manusia yang berkemampuan dan berpengetahuan (skill) di bidang teknologi informasi tersebut, sistem teknologi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Sumber daya manusia yang berkemampuan di bidang teknologi informasi sangat menunjang kemungkinan penerapan sistem teknologi informasi pada suatu organisasi.
Salah satu sistem informasi yang dapat dikembangkan di perusahaan atau organisasi ialah ada istilah sistem informasi strategik. Sistem ini menurut Jogiyanto (2003) hanya diterapkan pada perusahaan tertentu saja seperti perusahaan-perusahaan industri yang mempunyai intensitas informasi yang tinggi. Di negara-negara maju seperti Eropa dan Amerika Serikat contoh penerapan sistem informasi strategik adalah seperti: Pembelian barang lewat internet dan di negara maju sistem ini cukup berhasil karena dianggap menghemat waktu. Menurut Jogiyanto (2003), bahwa Strategic Information System juga menghubungkan antara perusahaan dengan pemasok dan perusahaan dengan pelanggan secara on-line. Contohnya adalah di industri penerbangan, yaitu perusahaan-perusahaan penerbangan, agen-agen perjalanan dan konsumen dihubungkan dengan suatu jaringan sistem pemesanan tiket pesawat terbang (airline reservation system). Di industri perbankan, bank-bank dihubungkan dengan nasabah dengan menggunakan ATM. Di industri distributor obat, seperti perusahaan-perusahaan American Hospital Supply Company dan McKesson Corp, mereka menghubungkan sistem-sistem teknologi informasinya dengan konsumen dalam bentuk pemasukan pemesanan secara elektronik (electronic order entry).
Lebih lanjut menurut Jogiyanto (2003), sampai pertengahan tahun 1990-an, cara utama untuk menarik teknologi informasi ke luar sampai ke pemasok atau ke pelanggan yaitu dengan cara mengembangkan suatu sistem yang disebut dengan interorganization systems (IOS). Suatu IOS akan menggandeng sistem informasi suatu bisnis dengan sistem informasi bisnis lainnya. Suatu IOS adalah sistem pengolahan data dan komunikasi data yang melibatkan dua atau lebih organisasi.
Beberapa perusahaan, seperti misalnya GM, Wal Mart dan Kmart memita pemasoknya untuk menggunakan IOS untuk penawaran produknya. Beberapa perusahaan sekarang tidak hanya menggunakan IOS untuk mengirimkan order penjualan secara elektronik, tetapi mulai menggunakannya untuk menggabungkan sistem persediaannya secara elektronik langsung ke komputer pemasok. Dengan sistem ini, maka pemasok akan mengetahui posisi persediaan kliennya dan secara otomatis akan mengirimkan order penjualan kepada klien jika item persediaan sudah waktunya untuk diisi kembali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar