SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagaisalah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIAPembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan mengotomatisasikan atau mengkomputerisasi keseluruhan maupun beberapa bagian dari prosespembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut. Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampirserupa karena meliputi beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini :
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung dengan cara
menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari barang dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan mendapatkan
persetujuan dari supervisor. Permintaan ini kemudian digunakan oleh departemen
pembelian untuk memesan barang.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus memastikan bahwa
hanya batang yang dipesan berada dalam kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima dari supplier yang akan dicatat oleh departemen hutang pada saat tagihan diterima dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.

Dokumen yang terkait ke kepada siklus
pembelian adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)
4. Supplier (Vendor) invoice
5. Disbursment voucher
6. Disbursment check
7. Debit memorandum
8. New supplier (vendor) form
9. Request for proposal (or quotation)

Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual
kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022 Yogyakarta, 20 Juni 2009 B-94 Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk.
1. Dilihat dari fungsinya
a. Batch stock atau lot inventory
b. Fluctuation stock
c. Anticipation stock
2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam urutan pengerjaan produk :
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchase parts/component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplier stock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goods stock)

Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling penting atau utama dalam sistem persediaan :
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
2. Laporan penerimaan (receiving report)
3. Catatan persediaan (balances of stores record)
4. Daftar permintaan bahan (material requisition form)
5. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam
menentukan jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut Book Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan
sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu
administrasi persediaannya.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :
a. first-in, first out (FIFO)
b. rata-rata tertimbang (weighted average)
c. last in, first-out (LIFO)
Pengendalian internal pada siklus pembelian meliputi:
1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan
mencatat transaksi adalah individu yang berbeda untuk menghindari terjadinya kecurangan.
2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau untuk mengontrol aktivitas pembelian
3. Mengamati dari dekat semua kegiatan pembelian
4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan bernomor urut tercetak.
5. Mencatat semua pihak yang bertanggung jawab atas proses yang terjadi
6. Membatasi akses ke aset dan informasi perusahaan.
7. Merekonsilidasi semua catatan dengan bukti fisik dari aset yang ada
Elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian internal yang baik atas persediaan
adalah:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.
2. Pengendalian yang ketat atas barang yang datang melalui sistem barcode.
Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas.
Pengendalian persediaan mencakup tindakan mempertahankan jumlah persediaan yang optimum, dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu banyak akan menambah biaya dan modal kerja membeku di persediaan, sedangkan jumlah persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat kelancaran produksi maupun distribusi dan mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena tersebut terdapat sebuah metode untuk mempermudah pengendalian jumlah persediaan
yang disebut Economic Order Quantity (EOQ).